E-Rechnungs-Empfangspflicht seit 2025

E-Rechnung empfangen: Pflicht seit 2025 — und so geht's richtig.

Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen im B2B-Geschäft entgegennehmen können. NameQuick Invoices nimmt XRechnung, ZUGFeRD und PDFs per E-Mail an, macht sie lesbar und prüfbar und liefert saubere Daten für Ihren DATEV-Export. Rechnungschaos rein. DATEV-fertig raus.

Für die Demo ist keine Karte nötig: drei Rechnungen verarbeiten und einen CSV-Export erstellen. Kostenpflichtige Tarife starten nach dem Checkout mit einer 14-tägigen, von Polar verwalteten Testphase.

Die Empfangspflicht in drei Sätzen

Seit dem 1. Januar 2025 muss praktisch jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft empfangen können — unabhängig von Größe oder Umsatz.
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach EN 16931 (in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD), nicht ein einfaches PDF oder ein Papierbeleg.
Technisch genügt zum Empfangen ein E-Mail-Postfach; damit die Rechnung aber lesbar, prüfbar und für die Buchhaltung verwertbar wird, brauchen Sie einen Viewer und einen sauberen Weg in Ihre vorbereitende Buchhaltung.

Diese Seite erklärt die Empfangspflicht allgemein und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Ihren konkreten Fall und für Fragen zu Fristen und Aufbewahrung ist Ihr Steuerberater die richtige Adresse.

Was die Empfangspflicht konkret bedeutet

Vier Punkte, die Sie kennen sollten, bevor Sie Ihren Rechnungseingang umstellen:

Wer betroffen ist

Alle inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft — vom Einzelunternehmen bis zur GmbH. Für den Empfang gibt es keine Umsatzgrenze und keine allgemeine Übergangsfrist.

Seit wann

Die Pflicht, E-Rechnungen entgegennehmen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025. Die gestaffelten Übergangsfristen betreffen vor allem das Ausstellen und Versenden, nicht den Empfang.

Welche Formate

In Deutschland vor allem XRechnung (reines XML als UBL oder CII) und ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X (PDF mit eingebettetem XML) — beide nach der europäischen Norm EN 16931.

Was keine E-Rechnung ist

Ein reines PDF oder ein eingescannter Papierbeleg gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, weil ihm die strukturierten, maschinenlesbaren Daten fehlen. Solche Belege dürfen Sie weiterhin annehmen — sie ersetzen aber keine echte E-Rechnung.

So empfangen Sie E-Rechnungen richtig

Fünf Schritte vom Rechnungseingang bis zu DATEV-fertigen Daten — jeder Schritt entspricht einer Funktion in NameQuick Invoices.

1. E-Mail-Eingang einrichten
Jeder Workspace hat eine eigene E-Mail-Adresse. Lassen Sie Lieferanten dorthin senden oder leiten Sie Rechnungen aus Ihrem Postfach weiter — XRechnung-XML, ZUGFeRD-PDF oder ein gewöhnliches PDF. Der Eingang wird beim Empfang protokolliert.
2. XRechnung und ZUGFeRD lesbar machen
Strukturierte E-Rechnungen werden direkt aus dem XML gelesen und übersichtlich dargestellt: Verkäufer, Beträge, Steueraufschlüsselung, Leitweg-ID und das erkannte Profil. Reines XML müssen Sie nicht selbst entziffern.
3. Felder automatisch erfassen und kurz prüfen
Die KI-Extraktion liest die Rechnungsfelder mit einem Konfidenzwert je Feld. Unsichere Dokumente landen in der Prüfung; Sie korrigieren mit Herkunftsnachweis, klären Duplikat-Warnungen und geben frei. Nichts wird exportiert, bevor Sie es freigegeben haben.
4. Originale unveränderlich sichern
Das Original — samt eingebettetem XML einer XRechnung oder eines ZUGFeRD-Belegs — wird unverändert gespeichert und nie überschrieben. Jeder Schritt von Eingang über Freigabe bis Export steht in der Ereignishistorie. Das ist die Grundlage für einen GoBD-unterstützenden Workflow.
5. DATEV-fertig übergeben
Freigegebene Rechnungen exportieren Sie als CSV oder als DATEV-EXTF-Datei und übergeben sie Ihrem Steuerberater. Der DATEV-Export ist dateibasiert — kein Kontakt- oder Anmeldezwang, keine Cloud-Kopplung.

Werkzeuge und Nachweise

Zum Ausprobieren und Nachlesen — die Viewer sind kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar:

XRechnung- und ZUGFeRD-Viewer

Öffnen Sie eine empfangene XRechnung oder ZUGFeRD-Datei sofort im Browser und lesen Sie sie im Klartext. Kostenlos, ohne Konto, die Datei verlässt Ihren Browser nicht.

Rechnungs-Viewer öffnen

ZUGFeRD-Validator

Prüfen Sie, ob eine empfangene Datei strukturell nutzbar ist: eingebettetes XML, Profil und Kernfelder. Ideal für die schnelle Triage vor der Verarbeitung.

Validator öffnen

Vertrauen & Datenhaltung

Wo Ihre Belege liegen, wie Originale geschützt werden und was protokolliert wird — inklusive der ehrlichen Einordnung zum GoBD-unterstützenden Workflow.

Datenhaltung ansehen

Wie lange Sie empfangene E-Rechnungen aufbewahren müssen und wie eine GoBD-konforme Archivierung aussieht, hängt von Ihrem Fall ab. Klären Sie diese Fragen mit Ihrem Steuerberater; einen ausführlichen Leitfaden zur GoBD-Archivierung finden Sie im NameQuick-Blog.

Häufige Fragen zum E-Rechnung empfangen

Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?

Technisch ja — für den reinen Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Um eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei aber lesen, prüfen und verbuchen zu können, brauchen Sie einen Viewer und einen Weg in Ihre Buchhaltung. Genau das übernimmt NameQuick Invoices: E-Mail-Eingang, Viewer, Prüfung und DATEV-Export.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein reines PDF ohne eingebettete, strukturierte XML-Daten gilt seit 2025 nicht als E-Rechnung. Eine ZUGFeRD-Datei ist zwar auch eine PDF, enthält aber zusätzlich das strukturierte XML nach EN 16931. Reine PDFs dürfen Sie weiter annehmen — NameQuick Invoices verarbeitet auch sie.

Kann ich E-Rechnungen kostenlos empfangen und ansehen?

Das Ansehen einer einzelnen XRechnung oder ZUGFeRD-Datei ist mit unseren Viewern jederzeit kostenlos und ohne Konto möglich. Für den laufenden Empfang per E-Mail, die automatische Erfassung und den DATEV-Export gibt es das kostenpflichtige Produkt — mit einer Demo ohne Karte zum Ausprobieren.

Wie kommen empfangene E-Rechnungen zu DATEV?

Nach der Prüfung geben Sie Rechnungen frei und exportieren sie als DATEV-EXTF-Datei. Diese Datei übergeben Sie Ihrem Steuerberater. Der Export ist dateibasiert; es gibt keine Cloud-Kopplung und keine automatische Übertragung in DATEV-Systeme.

Muss ich Software installieren?

Nein. NameQuick Invoices läuft im Browser. Sie leiten Rechnungen an Ihre Workspace-E-Mail weiter oder laden Dateien direkt hoch — nichts zu installieren.

Rechnungseingang jetzt sauber aufsetzen

Verarbeiten Sie Ihre erste E-Rechnung kostenlos und sehen Sie Eingang, Viewer, Prüfung und DATEV-Export in Aktion.

Für die Demo ist keine Karte nötig. Kostenpflichtige Tarife starten nach dem Checkout mit einer 14-tägigen, von Polar verwalteten Testphase.