Wo Ihre Belege liegen — und was mit ihnen passiert.
Buchhaltung braucht keine Werbeversprechen, sondern überprüfbare Zusagen. Auf dieser Seite steht, wo NameQuick Invoices Ihre Daten speichert, wie Originalbelege geschützt sind, was protokolliert wird und welche Dienstleister beteiligt sind.
Hosting & Datenstandort
Ihre Rechnungsdaten werden in der EU gespeichert. Konkret bedeutet das:
Anwendung: Vercel, EU-Region
Die Webanwendung wird über Vercel ausgeliefert. Die Serverfunktionen sind fest auf die EU-Region Paris (cdg1) konfiguriert.
Daten: Google Cloud europe-west1 (Belgien)
Datenbank und Dokumentenspeicher laufen bei Google Cloud in der Region europe-west1 (Belgien). Für die KI-gestützte Feldextraktion kommt Google Gemini zum Einsatz (siehe Dienstleister).
Strikte Workspace-Trennung
Originale, abgeleitete Daten, Prüfstatus und Ereignisse bleiben an den Workspace gebunden, der die Rechnung erhalten hat.
Unveränderliche Originalbelege
Der Beleg, den Sie hochladen oder per E-Mail weiterleiten, ist der Quellbeleg — und bleibt es:
- Das Original wird unverändert gespeichert und nie überschrieben. Korrekturen entstehen als abgeleitete Datensätze mit eigenem Ereigniseintrag, nicht durch Bearbeitung des Originals.
- Strukturierte E-Rechnungsbestandteile (etwa das XML einer XRechnung oder eines ZUGFeRD-Belegs) bleiben ebenfalls erhalten.
- Sie können das Original jederzeit direkt aus dem Rechnungsdatensatz herunterladen.
Abgeleitete Artefakte — OCR-Text, extrahierter PDF-Text, Parser-Ausgaben, Vorschaubilder — werden gespeichert, gelten aber als reproduzierbar. Kanonisch sind immer das Original und Ihre geprüften Werte.
Audit-Trail: Jeder Schritt ist nachvollziehbar
Jede relevante Aktion an einem Beleg wird als Ereignis protokolliert und im Rechnungsverlauf sichtbar gemacht:
Eingang
Jeder Beleg wird beim Empfang protokolliert — per Upload oder E-Mail-Weiterleitung, inklusive Annahme oder Ablehnung.
Verarbeitung
Start und Ergebnis jeder Verarbeitung, inklusive Extraktion und Normalisierung der Rechnungsfelder.
Feldkorrekturen
Jede manuelle Korrektur eines extrahierten Felds wird festgehalten.
Duplikatentscheidungen
Erkannte Duplikatkandidaten und die Entscheidung, die Sie dazu treffen.
Freigabe
Der Moment, in dem eine Rechnung als exportbereit markiert wird.
Export
Jeder Export-Batch und jede darin exportierte Rechnung.
Erneute Verarbeitung
Jede angeforderte Wiederverarbeitung eines Belegs, auch durch den Support.
Jedes Ereignis trägt Workspace, Zeitstempel und Auslöser. Bei extrahierten Werten wird zusätzlich die Datenherkunft festgehalten: strukturiertes XML, digitaler PDF-Text, OCR oder KI-Vorschlag.
Aufbewahrung & GoBD
Wir löschen Ihre Belege und Rechnungsdaten niemals von uns aus — es gibt kein stilles Löschen und keine versteckte Frist. Rechnungen löschen können nur Sie selbst; jede Löschung wird im Audit-Trail protokolliert. Vollständig entfernt werden Ihre Daten erst, wenn Ihr Workspace gelöscht wird.
Ein GoBD-unterstützender Workflow
NameQuick Invoices liefert die technischen Bausteine, auf denen GoBD-konforme Prozesse aufbauen:
- Unveränderliche Originale: Der Quellbeleg bleibt unangetastet erhalten.
- Lückenlose Ereignishistorie: Eingang, Bearbeitung, Freigabe und Export sind nachvollziehbar.
- Vollständige, offene Exporte: CSV und DATEV EXTF, jederzeit — Ihre Daten gehören Ihnen.
Ehrlichkeit gehört zum Vertrauen: NameQuick Invoices ist keine zertifizierte Archivlösung. Wir werben nicht mit zertifizierter revisionssicherer Archivierung und geben keine steuerliche oder rechtliche Compliance-Garantie. Die Verantwortung für GoBD-konforme Prozesse liegt beim Steuerpflichtigen — wir machen die technische Seite so belastbar wie möglich.
Dienstleister (Subprozessoren)
Wir setzen eine kleine, bewusst gewählte Liste von Dienstleistern ein. Details zur Datenverarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung.
- Google CloudDatenbank, Dokumentenspeicher und Dokumentverarbeitung — Datenbank und Speicher in der Region europe-west1 (Belgien).
- VercelHosting und Auslieferung der Webanwendung — Serverfunktionen in der EU-Region Paris (cdg1).
- Google GeminiKI-gestützte Feldextraktion für Scans und Sonderfälle — kein Training mit Ihren Daten in der Standardkonfiguration.
- ResendTransaktions-E-Mails und E-Mail-Rechnungseingang.
- PolarZahlungsabwicklung und Abonnements — Zahlungsdaten werden direkt von Polar verarbeitet und erreichen unsere Systeme nicht.
- SentryFehlerüberwachung der Anwendung (sofern aktiviert).
- OpenPanelProdukt- und Web-Analytik.
Kein KI-Training mit Ihren Belegen
Ihre Dokumente werden standardmäßig nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. KI kommt ausschließlich zum Einsatz, um Rechnungsfelder aus Ihren Belegen zu extrahieren.
Strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden direkt aus dem XML gelesen — ganz ohne KI. Die KI-Extraktion greift bei Scans und unklaren Fällen und überschreibt weder XML-Werte noch Felder, die Sie bereits geprüft haben.
Überzeugen Sie sich selbst
Verarbeiten Sie Ihre erste Rechnung kostenlos und sehen Sie Original, Prüfansicht und Ereignishistorie in Aktion.